9

Как эффективно работать за компьютером?

Вы знаете о том, что машину времени уже давно изобрели? Более того, если вы читаете этот текст, то вы с ней хорошо знакомы и, я уверен, использовали множество раз. Да, друзья, компьютер, особенно подключенный к интернету, – это самая настоящая машина времени: за него можно сесть на пять минут утром, а вылезти глубоко за полночь, не заметив, как пролетел весь день.

Игорь, автор блога Сонмир, попросил меня написать о том, как научиться максимально эффективно работать за компьютером.  Я расскажу, как максимально продуктивно и эффективно работать за компьютером. Это целое искусство, овладение которым несложно, но при достижении определенного мастерства позволяет экономить многие часы времени. Часы, которые вы можете потратить на своё хобби, общение с близкими или же, опять, на работу и зарабатывание денег. Чем эффективнее вы работаете, тем больших успехов вы добьётесь! Именно поэтому тренинги по тайм-менеджменту (или искусству управления временем) собирают огромное количество народа: все хотят научиться жить лучше.

Кстати, на блоге Игоря проводится конкурс комментариев Осенний гороскоп, заглядывайте на огонёк!

Существует множество советов и техник по организации работы на компьютере. В своей книге «Тонкая настройка вашего дня» я посвятил этой теме самую большую главу, но подозреваю, что затронул в ней лишь малую долю всех возможных оптимизаций и «лайфхаков». Этим постом я хочу продолжить начатую тему и поговорить о том, как продуктивно и эффективно работать за компьютером, чтобы выполнять любые задачи быстро и качественно.

Эта статья пригодится вам, если:

  • ваша профессия подразумевает частое использование компьютера
  • вы много времени посвящаете своим сетевым проектам: блогу, интернет-магазину, социальной сети, форуму и т.п.
  • вы учитесь в школе или университете и используете компьютер для выполнения различных заданий.

Содержание статьи

  1. Подготовка компьютера к работе
  2. Правильная организация процесса работы за компьютером
  3. Что делать с пожирателями времени?
  4. Техники, увеличивающие вашу продуктивность

Подготовка компьютера к работе

Первое, что можно сделать – подготовить сам компьютер к эффективной работе

1. Очистите рабочий стол от ненужных иконок, а если вы привыкли сохранять на рабочий стол документы, то рассортируйте их по папкам и возьмите за привычку именно так и поступать впредь. К примеру, создайте папку «Входящие», и всю поступающую информацию сохраняйте туда. Бардак, в том числе и на жёстком диске — первый враг эффективности, вы можете потратить кучу времени на поиски какого-нибудь нужного файла или папки. Есть, конечно, такое понятие, как «творческий беспорядок», но эффективность и продуктивность оно не увеличивает.

Кстати, если вы, всё же, любите оперировать файлами на рабочем столе, то вам имеет смысл установить программу для использования сразу нескольких рабочих столов, и каждый из них отвести под определенные нужды. Есть такая хорошая программа Dexpot, попробуйте.

2. Настройте экран. Если вы работаете в тёмное время, то обязательно включите свет. Уменьшите яркость монитора (или же поставьте серый или чёрный фон, если вы работаете в таких программах, как AutoCAD или Photoshop, например). Это поможет снять излишнее напряжение с глаз и сохранить ваше зрение.

3. Удалите ненужные программы. Часто бывает так, что мы пробуем новые интересные программы, но они не приживаются, а удалять мы их забываем. Между тем, при установке они имеют привычку прописываться в реестре, в меню «Пуск» и создавать кучу ненужных папок и файлов в самых разных местах. Поэтому не забывайте удалять ненужные программы, и лучше всего через специальную утилиту-uninstaller, например, Revo или Iobit Uninstaller.

4. Обеспечьте быстрый доступ к часто используемым программам. Как минимум, это заключается в очистке и настройке ярлыков меню «Пуск» или выносу нужных программ в панель быстрого доступа рядом с этим меню. Существуют так же специальные программы для организации быстрого доступа, к примеру, RocketDock или Krento.

5. Автоматизируйте всё, что только можно. Используйте автоматические переключатели раскладки типа Punto Switcher, программы для управления компьютером жестами мыши, запуск нужных программ по расписанию и тому подобные вещи.

6. Не забывайте время от времени проводить оптимизацию компьютера – очистку от мусора, от временных файлов, дефрагментацию и так далее. Для проведения большинства операций по очистке хорошо подходит простая и бесплатная программа CCleaner, но у неё имеются и более продвинутые аналоги.

Как эффективно работать за компьютером?

Правильная организация процесса работы за компьютером

7. Подберите мебель, благодаря которой вам будет комфортно работать, и учитесь сидеть правильно за рабочим столом. Об этом я писал в статье Разбираем мебель до винтиков, или как правильно сидеть за компьютером.

8. Используйте биологические ритмы собственного тела. Если вы – «жаворонок», то эффективнее всего вы будете работать с утра, если «сова», то, наоборот, основную часть работы лучше перенести на вечер. Жаворонки, кстати, находятся в более выгодной ситуации – давно доказано, что чем меньше времени прошло после пробуждения, тем эффективнее вы будете делать свои дела. Хотя, тут действительно всё индивидуально. Главное, старайтесь придерживаться режима и работать в одно и то же время.

9. Если вы работаете дома, то создайте для себя максимально рабочую обстановку. Выключите радио и телевизор, отгородитесь от окружающих (в идеале, работать нужно в отдельной комнате), предупредите их, чтобы не беспокоили. В идеале, для работы у вас должен быть «личный офис» — отдельная комната, в которой не должно быть ни единого раздражителя. Если вам удобно работать с музыкой, то используйте наушники – это поможет ещё больше отгородиться от реальности и углубиться в работу. И, да, разберитесь на своём рабочем месте.

10. Не садитесь за компьютер, пока точно не будете знать, что будете делать. Перед тем, как приступать к работе, составьте чёткий план действий – запишите всё, что вам нужно будет выполнить в течение предстоящей рабочей сессии. Зная это, вы будете более собраны, и шанс что-то забыть или на что-то забить будет ниже. Если в процессе работы появляются новые задачи, которые я успеваю сделать, то я их тоже заношу в этот план.

11. Если нет желания работать – заставьте себя. Если не получается – сделайте что-нибудь полезное, но не в коем случае не приступайте к развлечениям – играм, соц-сетям, развлекательным сайтам – пока не сделаете работу. О развлечениях — чуть ниже.

12. Правильно расставляйте приоритеты. Самые сложные и неприятные дела нужно делать в первую очередь, чтобы они не висели тяжёлым грузом в течение дня и не провоцировали отвлечься (Брайан Трейси, специалист по личностному росту, метко назвал это «съесть лягушку»). И, наоборот, на последний рабочий час не оставляйте ничего глобального и серьёзного. Если задача является слишком большой и объемной, чтобы с ней справиться за один раз, дробите её на мелкие кусочки, которые сможете осилить.

13. Используйте правило 15 минут. Оно гласит, что первые пятнадцать минут работы нужно всё делать максимально чётко и ни на что не отвлекаться. Это время требуется для «разгона», и если изначально вам будет лень что-то делать, то после этих 15 минут вы уже включитесь в процесс и сможете продолжать работу.

14. Ещё один полезный принцип планирования: если вы можете выполнить дело за пять минут, то выполняйте его сразу же, не откладывая, иначе дела будут накапливаться.

15. Исключите многозадачность. Чем меньше разных дел вы делаете в одно и то же время, тем проще с ними справляться вашему мозгу. Если вы запланировали много дел, то выполняйте их последовательно, а не постоянно переключаясь с одного на другое.

16. Устраивайте перерывы. Можно воспользоваться техникой 45/15 или «помидорной» техникой  (25 минут работы, 5 минут отдыха), можно – старым советским правилом «2 часа поработал, 20 минут отдохни», можно придумать что-то своё. Запомните, чем лучше вы отдыхаете, тем лучше вы будете работать. И, если что, минуты отдыха желательно проводить вдали от компьютера, чтобы дать возможность отдохнуть глазам. Пройдитесь по комнате (по офису), сделайте зарядочку, послушайте музыку и т.п. Один мой знакомый, работающий дома, каждый час делает по 40 отжиманий – говорит, что это отлично тонизирует.

Программы для контроля за временем:

Программа Temptation Blocker (дословно — «блокировщик удовольствий») позволяет вам на нужный промежуток времени заблокировать любые указанные вами программы. Отправляете в него браузеры, аську и электронную почту – и любые попытки сорваться и запустить их у вас провалятся. Похожими вещами занимаются плагин к Firefox LeechBlock и утилита SelfRestraint.

Есть и более жёсткие варианты, к примеру Auto Shutdown не просто блокирует, а полностью выключает ваш компьютер в определенное время. Кто не успел — тот опоздал!

А есть ещё такой сервис – Yaware – который позволяет вести и анализировать статистику того, как вы распределяете своё рабочее время в сети.

17. Не ешьте за компьютером!!! Это вред сразу с двух сторон – во-первых, отвлекаться во время еды вредно для пищеварения, а, во-вторых, мозгу во время еды будет сложнее сосредоточиться на информации, поступающей с экрана монитора. Разделяйте два этих процесса, хотя это и будет занимать больше времени. А вот пить за компьютером, наоборот, полезно. Держите под рукой бутылочку с водой, чтобы не забывать восстанавливать свой водный балланс.

Что делать с пожирателями времени?

Как эффективно работать за компьютером?

Ещё один очень важный момент – это борьба с пожирателями времени. Уверен, вы с ними прекрасно знакомы. Это всё, что отвлекает вас от работы – мессенджеры, почта, социальные сети и компьютерные игры.
На самом деле привычка постоянно проверять электронную почту, обновлять новостные сайты и социальные сети в ожидании чего-то нового имеет простое объяснение с точки зрения физиологии. Очень хорошо это объяснила Келли Макгонигал в своей книге «Сила воли. Как развить и укрепить?» Дело в том, что в нашем мозгу вырабатывается специальный гормон – дофамин, который многие называют «гормоном счастья», но было бы точнее считать его «гормоном предвкушения счастья». Дофамин даёт радость от ожидания приятного события. Желание съесть вкусняшку, скорее встретиться с любимым человеком, быстрее купить понравившуюся вещь – всё это дофамин.

И точно так же дофамин отвечает за предвкушение радости от новостей. Относительно нашей темы это обычно в двух случаях: когда вам за компьютером скучно и нечем заняться, и когда вам нужно что-то делать, но не хочется. Механизм синтеза дофамина в такие моменты даёт нам возможность выбора: или делать то, что не нравится, или же получить каплю радости от чего-то нового.

Таким образом, эта привычка глубоко завязана на особенности нашего организма, но с ней можно бороться. Более подробно об этом я писал в статье-рецензии на «Силу воли…», а сейчас хочу рассказать про оптимальную стратегию взаимодействия с пожирателями времени при работе за компьютером.

18. Электронная почта

В отличие от социальных сетей, в которых обычно происходит дружественное общение, к электронке следует относиться более внимательно, так как есть шанс пропустить или отправить в спам очень важное письмо. Поэтому, для начала, разберите бардак в электронной почте так же, как разгребали свой рабочий стол.

  • отпишитесь от рассылок, которые не читаете
  • если нет возможности отписаться – отправляйте прямо в спам
  • настройте фильтры сообщений, чтобы рабочие письма и не относящиеся к работе не попадали в одну папку

Возьмите за правило проверять электронную почту в строго отведенное для этого время и ограничьте себя временными рамками. К примеру, я проверяю почту два раза в день: в 6 утра (просто просматриваю заголовки, чтобы не пропустить что-то срочное), и в 6 вечера, когда непосредственно читаю всю корреспонденцию и веду переписку. На утреннюю проверку почты отведено 5 минут, на вечернюю – 15. Могу точно сказать, что с тех пор, как я привык к такому распорядку, у меня появилось меньше поводов отвлекаться во время работы за компьютером.

19. Skype, ICQ и прочие мессенджеры

Лучший выход, конечно же, отключать всё это в рабочее время, но если мессенджеры нужны вам по работе, то при выполнении важных дел ставьте режим «Занят» или «Отошёл», чтобы отсечь малозначительные сообщения. Человек, которому будет очень нужно с вами связаться, найдёт способ.

То же самое относится и к социальным сетям. Если не можете без них прожить во время работы, то ограничьте посещение сетей жёсткими рамками и фильтруйте контент. Впитывайте в себя только самое нужное, а на мусоре даже не заостряйте внимания. Учитесь говорить «Нет!»

19. Игры

Это лакомый кусочек. Все пользователи компьютера делятся на тех, кто их любит, и тех, кто к играм равнодушен. И если компьютерные игры способны подарить вам радость и увлекательное времяпровождение, то я не советую вам от них отказываться (как советуют многие специалисты по личной эффективности). Просто всему должно быть своё время. Если вы не можете жить без компьютерных игр, то чётко разграничивайте для себя рабочий процесс и развлечения. Здесь нужно руководствоваться принципом «Хорошо поработал – хорошо отдохни». Пусть компьютерные игры будут для вас наградой за успешное завершение всех рабочих дел, а не поводом отдалить момент начала работы или вообще перенести её на другой день.

Я сам люблю компьютерные игры, и сейчас практически каждый вечер награждаю себя за достигнутые в течение дня успехи получасом игры в Crusader Kings 2 или Europa Universalis 4. Это позволяет и отдохнуть, и переключиться.

Используйте техники, повышающие вашу продуктивность

И ещё несколько советов по оптимизации.

20. Освойте метод печати вслепую. Классическая обучалка – «Соло на клавиатуре» Шахиджаняна, но лично мне больше понравилась VerseQ.

21. Учитесь скорочтению

22. Изучите хотя бы базовые основы работы за компьютером, чтобы уметь быстро и корректно реагировать на возникающие ошибки

23. Научитесь использовать горячие клавиши, это очень сильно повысит вашу эффективность. Ctrl-V для вставки, Ctrl-A для выделения всего, Alt-Tab для переключения между программами, Ctrl-Tab для переключения между окнами одной программы и так далее. Благо, для большинства популярных программ многие горячие клавиши совпадают. Если вам приходится часто выполнять однотипные действия, то вы можете самостоятельно задать для них горячие клавиши с помощью специальных программ, например KeyRocket. Чем меньше вы пользуетесь мышью и чем больше – клавиатурой, тем быстрее вы будете работать.

Берегите своё время, проведённое за компьютером – в жизни слишком много удовольствий, которые вы можете получить, оторвавшись от экрана. Гуляйте, общайтесь, читайте книги, тренируйтесь и учитесь, и не допускайте того, чтобы компьютер управлял вами, а не вы – им!

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

comments powered by HyperComments
Игорь
2013-09-05 19:43:20
Спасибо, Михаил! Очень ждал Вашу статью. Сам сейчас внедрил в свою жизнь систему 15/45. Нравится, эффективность в разы увеличилась. Также стараюсь, но еще далек, чтобы не проверять почту и соц. сети 10 раз в день. Хотя бы до 5 надо, а то слишком много. Насчет игр Вы абсолютно правы (кстати, не знал, что Европа 4 вышла). Заинтересовала программа KeyRocket. Сейчас скачаю и разберусь. Мне это то, что нужно. Обожаю горячие клавиши. Еще раз благодарю!
Сергей
2013-09-06 13:31:40
Читая Вашу статью, поймал себя на моменте, что действительно часто оттягиваю начало особенно не очень приятной работы игрушками и соцсетями. Спасибо за статью! Слегка прочистила мозги и мобилизовала.
Елена (Ms Legko)
2013-09-07 01:17:41
Очень вовремя! Для моего нынешнего учебного процесса - то, что надо! Спасибо, Михаил!
Игорь
2013-09-08 21:44:08
Михаил, можно еще просьбу? Расскажите, пожалуйста, о своем знаке Зодиака. Хотелось бы, чтобы мои читатели и конкурсанты Вас лучше узнали. Заранее спасибо.
Галина Жолдош
2013-09-11 21:40:28
Миша, я в небольшом шоке от количества предложенных тобой программ:) Я в этих делах полный чайник, поэтому приходится обращаться за помощью. И да, я именно этот человек, который просто обожает сохранять кучу картинок на рабочем столе ))) От привычки отучиться не смогла, поэтому мне создали ярлык на рабочем столе. Честно говоря, не вижу смысла во всех ограничивающих программах. Наверное, лучше все-таки выделять определенное время для проверки почты, игр и т.д., как это делаешь ты. Ну и отдыхать от компьютера, конечно. Особенно если целый день сидишь за монитором. Кстати, от такого графика ты не сильно устаешь? Я не представляю, как жить по такому расписанию :)
Михаил
2013-09-12 16:21:21
Галя, спасибо за комментарий! Моя основная работа - сдельная, а дома для каких-то интернетных дел времени всегда в обрез, поэтому я всегда стремлюсь работать максимально эффективно и тратить рабочее время с пользой. От графика не устаю, потому что уделяю много времени отдыху и расслаблению... Но в работе максимально собран :) Ну а от привычки сохранять всё на рабочем столе меня отучило одно происшествие. Было это лет 8 назад. Как-то раз без моего ведома админы переустановили систему, и рабочий стол стал девственно чистым. Если бы ты только знала, как я восстанавливал все документы...
Сергей
2013-11-10 00:24:05
Миша, искренне очень благодарен за в край актуальную для меня статью. Желаю всех благ и крепкого здоровья. С наилучшими пожеланиями и низким поклоном, Сергей.
Михаил
2013-11-10 11:03:51
Спасибо, Сергей! Очень рад, что статья оказалась полезной
Евгения
2015-06-08 16:16:05
Увидела знакомую программу - <a href="http://yaware.ru/yaware-tracker" title="Yaware" rel="nofollow">. Пользуюсь уже год. Действительно полезная штука