0

20 советов по искусству написания e-mail из книги Kind Regards

20 советов по искусству написания e-mail из книги Kind Regards

Дэвис потратил на создание актюатора девять месяцев. Закончив работу, он в течение трёх часов корпел над электронным письмом Маску, где излагал преимущества и недостатки устройства. В письме подробно описывалось, как Дэвис разрабатывал устройство, почему был избран тот или иной путь разработки и какими будут затраты на производство.

Отправив сообщение, Дэвис с волнением осознал, что он полностью отдавался работе почти целый год и сделал то, за что не взялся бы ни один инженер никакой другой аэрокосмической компании.

Маск вознаградил самоотверженные старания Дэвиса одним из своих стандартных ответов: «ОК».

Эшли Вэнс «Илон Маск. Tesla, SpaceX и дорога в будущее»

Я больше люблю писать, чем говорить. Именно поэтому вы читаете мой блог, а не слушаете подкасты, и именно поэтому я прохладно отношусь к разговорам по скайпу и обожаю писать электронные письма.

К сожалению, окружающая действительность не разделяет мою любовь к письму.  За 10 лет работы в сфере строительства у меня сложилось впечатление, что культура общения по электронной почте в наших краях за исключением, пожалуй, некоторых крупных компаний, отсутствует.

Какие только письма я не получаю! Самое прикольное, когда тебе пишет, например, генеральный директор компании, но при этом письмо выглядит как страдания несовершеннолетней школьницы. Получил ваше письмо…… Пока не знаю что сказать…… Давайте отложем до следующей недели!!!!!!

Или, вот другой пример: ведущий инженер, серьёзный дядька за сорок пишет: планы тока старые должны скинуть ждём. Не хватает только «зпт» и «тчк». Вроде как телеграмма получается, а не письмо.

Но что я всё о других, да о других. Сам хорош! Я думал, что владею искусством электронной переписки, пока дело не дошло до переписки с англоязычными блогерами. Как-то раз мне потребовалось согласие одной дамы на перевод её поста для журнала. При всём моём знании английского на составление письма из двух абзацев ушло чуть больше двух часов. Два часа, Карл!

К счастью, женщина оказалась весьма милой и понимающей, по крайней мере, смеяться над моим стилем она не стала, разрешила публикацию, да и ещё на свой тренинг бесплатно пригласила. Ответное письмо было настолько лёгким и воздушным по сравнению с моим грузом (у меня аж приятные мурашки побежали от её подписи – «Warmly, Barry»), что я понял – если я хочу и дальше работать с зарубежными блогерами, то нужно совершенствовать своё умение e-mail переписки на английском.

Умение, конечно, не супернужное в моей профессии, но знать хотя бы основы надо.

К чему я всё это? Есть такая книжка – «Kind Regards», прочитав которую вы научитесь составлять письма на английском языке на все случаи жизни, да и свои знания в области деловой переписки на русском прокачаете.

20 советов по искусству написания e-mail из книги Kind Regards

Kind Regards

В отличие от других моих книжных рецензий, я не буду долго расписывать плюсы и минусы, историю написания и заслуги автора. Kind Regards («С уважением») – сугубо практическое издание, наполненное множеством примеров и готовых шаблонов для писем. Ноль воды, разглагольствований и историй. Понадобилось написать письмо – открыл книгу – нашёл нужное место – скопировал – вставил – продал подредактировал – отправил.

Если вы изучаете английский язык, Kind Regards будет весьма полезной с точки зрения понимания каких-то базовых принципов общения и построения отношений на английском, не обязательно в деловой сфере. Если не изучаете – книга станет пособием для ведения деловой переписки на русском.

Какие конкретно ситуации разбираются в Kind Regards?

  1. Азы: запросы на получение информации, просьбы о поддержке;
  2. Обмен информацией: уведомления, сопроводительные письма, подтверждения договорённостей;
  3. Щекотливые ситуации: просьбы об особом отношении, варианты решения проблем, исправление ошибок, отказы и извинения;
  4. Общение с производителями и поставщиками: подтверждение заказа, просьбы и отказы о предоставлении кредитов, изменение условий, выставление счетов;
  5. Продажи и маркетинг: приглашения, представления, презентации, скидки и анонсы новых продуктов;
  6. Работа в команде: поздравления, призывы, обучения, торжественные события;
  7. Работа с персоналом: просьбы о повышении, благодарности, порицания, увольнения, решение офисных проблем;
  8. Управление: просьбы о содействии, рекомендации, мотивирование сотрудников, борьба со слухами, исправление ошибок и выговоры;
  9. Сделки и контракты: резюме сделок, разъяснение технических моментов, поправки;
  10. Юридические вопросы
  11. Личные дела на рабочем месте: выражение соболезнования, пожелание выздоровления, поздравления и благодарности.

Всё это, конечно, хорошо, но главной ценностью книги для меня стали советы по переписке в целом. Из раздела «Инструменты» в каждой главе можно подчерпнуть массу полезных сведений как о психологии отношений с коллегами и клиентами, так и об организации собственной системы работы с почтой.

20 советов по искусству написания e-mail из книги Kind Regards

Я отобрал 20 интересных советов из книги Kind Regards. Обратите внимание, некоторые из них откровенно нахальны или эгоистичны. А что поделать – западная бизнес-философия.

  1. Электронное письмо – синоним действия. Читая ваше письмо, люди не должны ломать голову, пытаясь понять, что нужно сделать. Сразу сообщите цель письма, дайте им понять с самого начала, что от них требуется: принять решение, ответить на вопрос, назначить встречу и т.п.
  2. Цель деловой переписки – не подружиться с собеседником или похвастаться богатым словарным запасом. Это часть бизнеса, и она требует чётких прямых формулировок.
  3. Когда работа кипит, люди обмениваются информацией повсюду: на рабочих местах, в коридоре, в лифте, в столовой. Не расчитывайте, что ваши собеседники запоминают такие разговоры и, если речь идёт о чём-то важном, фиксируйте устные договорённости письменно, отправив e-mail своему собеседнику. На офисном сленге это называется «ПСЗ», или «прикрыть свою задницу».
  4. Лучший способ обезоружить жалобщика или агрессивно настроенного собеседника, – признать, что в его словах есть доля правды.
  5. Если вы ошиблись, то не пишите напрямую – что вы не выполнили свою работу или допустили промах, в крайнем случае, об этом можно будет сказать позднее. Сообщите адресату, что у вас появилась новая информация, и избегайте местоимения «Я», чтобы не заострять на себе внимание.
  6. Если же дошло до признания, то сохраняйте деловой авторитетный тон, даже если речь идёт о серьёзной ошибке. Постарайтесь отделить факты от эмоций. Получателю, если он не дурак, нет дела до ваших переживаний, ему нужна точная информация, чтобы выполнить задачу.
  7. Абзацы делового письма должны быть короткими. Если они длинны и громоздки, то адресат не сможет быстро понять, что от него требуется. Длинные выразительные абзацы уместны в литературном тексте или документе, вложенном в письмо.
  8. Текст, изобилующий техническими терминами, читать нелегко – и порой от этого никуда не деться. Чтобы ослабить натиск специальной лексики, разбейте письмо на небольшие абзацы с заголовками. Пустое пространство даёт отдых глазам и делает чтение менее утомительным.
  9. Если вас о чём-то просят, и вы отказываете, не расписывайте подробно причины отказа. Любые доводы адресат сможет истолковать по-своему. Если вы выразите уважение к его работе и интерес к будущим проектам, это компенсирует отсутствие объяснений. Дайте понять, что в следующий раз он может рассчитывать на вашу поддержку, это компенсирует отсутствие объяснений.
  10. Отделяйте чувства от фактов. Если вас что-то разозлило, не допускайте в деловой переписке обвинения и обидные слова – всё, что вы бы никогда не сказали своему коллеге, которого уважаете. Изложите факты, которые вывели вас из себя: что произошло и что подтверждает ваши слова.
  11. Обуздать эмоции при письме очень просто: сократите длину предложений. Вы удивитесь, как чётко и логично будут выглядеть ваши мысли при таком подходе.
  12. Обилие многоточий, восклицательных или вопросительных знаков – дурной тон. Как кричащий шарф или галстук могут испортить элегантный образ, так и избыток знаков препинания может испортить письмо.
  13. Согласно сетевому этикету, слова, НАПИСАННЫЕ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, ассоциируются с криком. Орать же на собеседника в деловой переписке недопустимо.
  14. Анализируйте входящие письма. Какие из них достигают цели, а какие нет? Основано ли письмо на фактах? Есть ли убедительные детали? Отражает ли текст статус и квалификацию отправителя? Владеет ли автор слогом? Какие письма вызывают желание пойти навстречу отправителю? Подобный анализ поможет, в первую очередь, научиться писать более эффективные электронные письма.
  15. Следите за тем, чтобы в письме не было повторений: к одной и той же мысли обычно возвращается тот, кто не уверен в себе. И не переусердствуйте, растолковывая одно и то же разными способами – так вы можете обидеть адресата.
  16. Сокращайте – то, что на бумаге пишется словами, в электронном письме можно заменить цифрами. «15» вместо «пятнадцать», «25К» вместо «25000».
  17. Предложения, начатые с союзов или частиц («И…», «Или», «А…», «Но…» и т.д.) считаются дурным тоном в литературе. При написании e-mail насчёт этого можно совсем не напрягаться.
  18. Избегайте обезличенных приветствий. Если вы делаете рассылку или не знаете адресатов поименно, обратитесь к ним иначе, например: «Друзья», «Коллеги», «Господа».
  19. Не стесняйтесь коротких ответов на письма, пусть даже состоящих из одного слова, например, «согласен» (прямо как Илон Маск, чей ответ я привёл в эпиграфе). Если от вас требуется незамедлительное принятие решения, то проще ответить «да», чем на несколько строк рассказывать о своём одобрении.
  20. Обязательно проверяйте письмо на ошибки. Вот несколько советов, как сделать проверку более эффективной: распечатайте письмо, сделайте перерыв, прочтите текст вслух, измените размер или стиль шрифта, прочтите текст задом наперёд.

И ещё. Ради всего святого, не начинайте электронное письмо со слов «Доброго времени суток».

Вердикт: книга об искусстве электронной переписки. Пригодится, если вы хотите научиться составлять профессиональные и грамотные письма. Если же вы по работе вынуждены вести деловую переписку на английском, то книга однозначный мастхэв.

Узнать, сколько баллов эта книга получила в моём читательском рейтинге, вы можете здесь.

Ссылка на книгу на OZON.RU

Kind Regards - печатная версия

Понравилось? Поделитесь с друзьями!